Die Personalabteilung als zuständige Organisationseinheit

Wofür ist die HR Abteilung zuständig

Stellenplanmethode

Eine Personalabteilung ist in Behörden und Unternehmen in erster Linie für die administrativen, routinemäßigen Aufgaben verantwortlich, allerdings obliegenden Mitarbeitern dieser Abteilung, in Ihrer Funktion als Stabsstelle, zudem auch diverse Gestaltungsaufgaben in den jeweiligen Unternehmen.

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Dabei lohnt sich der Aufbau einer eigenen Personalverwaltung insbesondere für große Unternehmen und Behörden, um sich in der Folge mit den verschiedensten Personalfragen auseinanderzusetzen.

Daher führen die Mitarbeiter der Personalabteilung auch in der Regel in erster Linie eine Reihe von Verwaltungsaktivitäten aus, zu denen die verschiedensten Aufgaben gehören.

Personalbeschaffung

Das Rekrutieren und die Einstellung neuer Mitarbeiter stellt ebenfalls einen wichtigen Teil der Aufgaben einer Personalverwaltung dar und soll sicherstellen, dass die personellen Kapazitäten eines Unternehmens, welche dieses zur Realisierung der Unternehmensziele benötigt, gedeckt sind.

Wird die Personalberatung über den Bedarf an Mitarbeitern in Kenntnis gesetzt, was sich beispielsweise infolge des Abgangs eines Mitarbeiters ergeben kann, werden auf der Stelle verschiedene Maßnahmen zur Gewinnung neuer Mitarbeiter eingeleitet.

Jobbörse

Dabei werden unter anderem Stellenanzeigen in einer Reihe von Print- und Online-Medien geschaltet, über welche Bewerber in der Folge angesprochen und auf die offenen Stellen hingewiesen werden.

Dagegen werden passive Kandidaten, die sich nicht aktiv auf Jobsuche befinden, oftmals über Online-Banner auf die offene Stelle aufmerksam oder werden sogar von einem Headhunter kontaktiert der im Auftrag von Unternehmen nach Kandidaten für die zu besetzenden Positionen sucht und diese direkt darauf anspricht.

Auf diese Weise werden jedoch vor allem Führungskräfte oder junge Mitarbeiter, die über ein hohes Entwicklungspotenzial verfügen, angesprochen, während sich alle anderen Bewerber, zum Beispiel mithilfe der verfügbaren Job-Plattformen im Internet, selbst über die zu besetzenden Stellen in dem jeweiligen Unternehmen informieren müssen.

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Nachwuchskraft

Suspendierung oder Freistellungen gehören in einer Personalabteilung zumeist zu den eher unschönen Aufgaben für die dortigen Mitarbeiter, da es hierbei auch schon mal zu Entlassungen kommen kann.

Entlassung Jedoch muss es nicht einmal zwingend soweit kommen, denn eine Personalfreisetzung kann ebenso bedeuten, dass Mitarbeiter umgesetzt werden oder einfach nur weniger Stunden arbeiten, allerdings weiterhin in dem Unternehmen gehalten werden.

Für die Mitarbeiter in der Personalverwaltung geht es zudem in Zuge von Personalfreisetzungen zudem auch darum, die eigentlichen Ursachen für Personalüberhänge zu erkennen, um diesen in der Folge entgegenwirken zu können.

Dies geht beispielsweise durch einen Einstellungsstopp, durch den so lange keine neuen Mitarbeiter mehr eingestellt werden, bis sich die Situation wieder ein wenig entspannt hat.

So müssen im besten Fall dann nicht einmal Mitarbeiter entlassen werden, sofern sich die Ursache für einen Mitarbeiterüberschuss auf anderem Weg beheben lässt, wobei auch Teilzeit- oder Kurzarbeit eine Möglichkeit darstellen kann, um dieses Ziel zu erreichen.

Arbeitsplatznahe und berufsbegleitende Weiter- und Ausbildung des Personals

Auch die Personalentwicklung gehört zu den Aufgaben der Personalverwaltung und orientiert sich stets an den Zielen und individuellen Bedürfnissen eines Arbeitnehmers und Führungskräfte in dem jeweiligen Unternehmen.

So können durch verschiedene Entwicklungsmaßnahmen mit der Zeit sowohl die fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Qualifikationen der Mitarbeiter optimiert werden, damit diese den Anforderungen in dem Unternehmen vollends gerecht werden.

Betriebswirtschaft

Um festzustellen, ob in einem Unternehmen ein konkreter Personalentwicklungsbedarf besteht, wird in der Regel eine sogenannte Bedarfsanalyse durchgeführt, bei welcher der Ist- und Soll- Zustand erfasst wird, um auf diese Weise mögliche Abweichungen festzustellen.

Auf Grundlage der Ergebnisse dieser Bedarfsanalyse können dann in der Folge konkrete Entwicklungsmaßnahmen für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen geplant und durchgeführt werden, wofür sich unter anderem Seminare, Schulungen oder Workshops von m éditeur eignen.

Im Anschluss daran muss dann zudem auch die Durchführung dieser Personalentwicklungsmaßnahmen von den Mitarbeitern in der Personalverwaltung geplant werden, wobei diese eine Reihe organisatorischer Vorkehrungen treffen müssen, zum Beispiel die zeitliche Planung der Mitarbeiter, welche an der Fortbildung teilnehmen und zudem müssen diese auch dafür sorgen, dass benötigte Räumen für die geplanten Maßnahmen dem jeweiligen Zeitraum auch mit Sicherheit zur Verfügung stehen.

Und schlussendlich ist die Personalabteilung im Anschluss an die Durchführung solcher Entwicklungsmaßnahmen auch dafür verantwortlich, um den Erfolg der jeweiligen Fortbildung zu überprüfen, um sagen zu können, wie zielführend diese, im Hinblick auf die Unternehmensziele, wirklich für die Teilnehmer war.

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Die Aufgaben der Mitarbeiter in der Personalverwaltung

Den Mitarbeitern in der Personalabteilung eines Unternehmens oder einer Behörde obliegen in ihrer Tätigkeit unter anderem die folgenden Aufgaben.

Bewerbungsunterlagen

Verwaltung von Personalakten

Die Mitarbeiter der Personalverwaltung legen zu jedem Mitarbeiter eine sogenannte Personalakte an, welche fortlaufend aktualisiert wird.

Darin finden sich unter anderem Informationen über die Person des jeweiligen Arbeitnehmers und die Art von dessen Beschäftigungsverhältnis.

Als Anlagen liegen beispielsweise Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen, oder Gehalts- und Kontaktdaten der Personalakte bei.

Heute werden diese Akten häufig in digitaler Form angelegt, wodurch Druck- und Papierkosten gespart werden können und benötigte Daten zudem deutlich schneller abgerufen werden können, als wenn man diese erst einmal in einem Berg aus Akten zusammensuchen müsste.

Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Fehltage

In Bezug auf die Arbeits-, Urlaubs- und Fehltage von Mitarbeitern, werden diese von den Mitarbeitern in der Personalverwaltung vermerkt, damit für sämtliche Schichten ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen und jeder in dem Unternehmen Bescheid weiß, wann ein Kollege im Urlaub ist oder wie lange eine Person noch krankheitsbedingt ausfällt.

Erstellung von Entgeltabrechnungen

Die Entgeltabrechnung, welche Mitarbeiter in einem Consulting HR Unternehmen zum Ende eines jeden Monats erhalten, werden ebenfalls von den Mitarbeitern der Personalverwaltung erstellt.

Dies geschieht unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeiters, woraus sich schlussendlich dessen Monatsgehalt ergibt.

Dabei fließen zum Beispiel auch Krankheitstage und andere Fehlzeiten in die Berechnung des Gehalts mit ein und können dieses unter Umständen beeinflussen.

Sozialverwaltung

Personalmanagement

Da Unternehmen ihren beschäftigten Mitarbeitern immer auch soziale Leistungen zusichern, werden auch die damit verbundenen Verwaltungstätigkeiten von den Angestellten der Personalverwaltung bearbeitet.

So führen diese unter anderem den Schriftverkehr mit den verschiedenen Sozialversicherungsträgern und kümmern sich zudem auch um die notwendige Buchhaltung.

Personalstatistik führen über die Arbeitsleistung Ihrer Angestellten

Auf Grundlage von Beobachtungen und der Auswertung zahlenmäßig erfassbarer Tatbestände, wird von der Personalabteilung zudem auch eine Personalstatistik geführt, die in erster Linie ein Instrument zur Planung und Kontrolle darstellt. Auch genannt das Mitarbeitermanagement.

Dabei fließen unter anderem Dinge, wie die Anzahl der eingehenden Bewerbungen, die Arbeitsleistung, die Employee Relations, die Zahl der Einstellungen oder Entlassungen und auch Statistiken in Bezug auf die Aus- und Weiterbildung in die Personalstatistik mit ein.

Das soll Unternehmen auf Dauer dabei helfen, um die internen Prozesse auf lange Sicht zu optimieren und zu einem erhöhten Wohlfühlfaktor aufseiten der Mitarbeiter beitragen.

Fazit zu den Tätigkeiten einer Personalabteilung

Anhand der zuvor vorgestellten Aufgaben, für deren Erledigung sich die Beschäftigten der Personalabteilung verantwortlich zeichnen, lässt sich bereits absehen, wie vielfältig die Tätigkeiten in diesem Bereich schon einmal ausfallen.

Doch das ist auch kein Wunder, denn schließlich ist die Personalverwaltung der Hauptansprechpartner in sämtlichen Personalangelegenheiten und vermittelt in dieser Funktion unter anderem auch zwischen der Führungsetage und dem Mitarbeiterstab, zum Beispiel, sofern es zu Streitigkeiten zwischen den beiden Parteien kommt.