Die Aufgaben der Mitarbeiter in der Personalverwaltung
Den Mitarbeitern in der Personalabteilung eines Unternehmens oder einer Behörde obliegen in ihrer Tätigkeit unter anderem die folgenden Aufgaben.
Verwaltung von Personalakten
Die Mitarbeiter der Personalverwaltung legen zu jedem Mitarbeiter eine sogenannte Personalakte an, welche fortlaufend aktualisiert wird.
Darin finden sich unter anderem Informationen über die Person des jeweiligen Arbeitnehmers und die Art von dessen Beschäftigungsverhältnis.
Als Anlagen liegen beispielsweise Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Abmahnungen, oder Gehalts- und Kontaktdaten der Personalakte bei.
Heute werden diese Akten häufig in digitaler Form angelegt, wodurch Druck- und Papierkosten gespart werden können und benötigte Daten zudem deutlich schneller abgerufen werden können, als wenn man diese erst einmal in einem Berg aus Akten zusammensuchen müsste.
Arbeitszeiten, Urlaubszeiten und Fehltage
In Bezug auf die Arbeits-, Urlaubs- und Fehltage von Mitarbeitern, werden diese von den Mitarbeitern in der Personalverwaltung vermerkt, damit für sämtliche Schichten ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen und jeder in dem Unternehmen Bescheid weiß, wann ein Kollege im Urlaub ist oder wie lange eine Person noch krankheitsbedingt ausfällt.
Erstellung von Entgeltabrechnungen
Die Entgeltabrechnung, welche Mitarbeiter in einem Consulting HR Unternehmen zum Ende eines jeden Monats erhalten, werden ebenfalls von den Mitarbeitern der Personalverwaltung erstellt.
Dies geschieht unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeiters, woraus sich schlussendlich dessen Monatsgehalt ergibt.
Dabei fließen zum Beispiel auch Krankheitstage und andere Fehlzeiten in die Berechnung des Gehalts mit ein und können dieses unter Umständen beeinflussen.
Sozialverwaltung
Da Unternehmen ihren beschäftigten Mitarbeitern immer auch soziale Leistungen zusichern, werden auch die damit verbundenen Verwaltungstätigkeiten von den Angestellten der Personalverwaltung bearbeitet.
So führen diese unter anderem den Schriftverkehr mit den verschiedenen Sozialversicherungsträgern und kümmern sich zudem auch um die notwendige Buchhaltung.
Personalstatistik führen über die Arbeitsleistung Ihrer Angestellten
Auf Grundlage von Beobachtungen und der Auswertung zahlenmäßig erfassbarer Tatbestände, wird von der Personalabteilung zudem auch eine Personalstatistik geführt, die in erster Linie ein Instrument zur Planung und Kontrolle darstellt. Auch genannt das Mitarbeitermanagement.
Dabei fließen unter anderem Dinge, wie die Anzahl der eingehenden Bewerbungen, die Arbeitsleistung, die Employee Relations, die Zahl der Einstellungen oder Entlassungen und auch Statistiken in Bezug auf die Aus- und Weiterbildung in die Personalstatistik mit ein.
Das soll Unternehmen auf Dauer dabei helfen, um die internen Prozesse auf lange Sicht zu optimieren und zu einem erhöhten Wohlfühlfaktor aufseiten der Mitarbeiter beitragen.
Fazit zu den Tätigkeiten einer Personalabteilung
Anhand der zuvor vorgestellten Aufgaben, für deren Erledigung sich die Beschäftigten der Personalabteilung verantwortlich zeichnen, lässt sich bereits absehen, wie vielfältig die Tätigkeiten in diesem Bereich schon einmal ausfallen.
Doch das ist auch kein Wunder, denn schließlich ist die Personalverwaltung der Hauptansprechpartner in sämtlichen Personalangelegenheiten und vermittelt in dieser Funktion unter anderem auch zwischen der Führungsetage und dem Mitarbeiterstab, zum Beispiel, sofern es zu Streitigkeiten zwischen den beiden Parteien kommt.
